Conditions Générales d’Utilisation et de Vente de la Plateforme DOCUMAN

1. Objet et acceptation des Conditions Générales d’Utilisation et de Vente

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (ci-après les “CGUV”) définissent les règles encadrant l’accès, l’usage et la facturation des Services proposés par DOCUMAN, via sa plateforme en ligne www.documan.fr (ci-après la “Plateforme” ou le “Site”).

DOCUMAN propose une solution numérique à destination des professionnels réglementés ou assimilés et notamment les notaires, agents immobiliers, syndics, collectivités. Cette solution permet de générer des documents automatisés notamment à partir de la donnée ouverte (Open Data) diffusée par le Gouvernement français, de manière publique ou sur habilitation.

Les Services proposés incluent notamment :

  • Le service Liasse Environnement ;
  • Le service Liasse Urbanisme ;
  • Le service Liasse Vigilance LCB-FT ;

ainsi que toute évolution, déclinaison ou module complémentaire associé.

L’accès à la Plateforme suppose l’acceptation expresse et sans réserve des présentes CGUV. Cette acceptation est matérialisée par une case à cocher lors de la création du compte ou de la validation d’une commande. Sans cette acceptation, aucun Service ne peut être utilisé.

Le Client déclare agir dans le cadre de son activité professionnelle et disposer des habilitations nécessaires pour souscrire aux Services, soit en son nom propre, soit pour le compte d’une personne morale. 

En cas d’utilisation du service Liasse Vigilance LCB-FT, le Client garantit être une personne éligible à l’habilitation permettant l’accès au Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) diffusé par l’Institut National de la Propriété Intellectuel (INPI). 

Les CGUV s’appliquent dès leur acceptation et pendant toute la durée d’utilisation des Services. DOCUMAN se réserve le droit de les modifier à tout moment ; la version applicable est celle en vigueur à la date de commande du Service concerné.

Dans certains cas, DOCUMAN peut conclure avec un Client professionnel un contrat-cadre spécifique ou des conditions particulières négociées (notamment pour les “Grands Comptes”, et collectivités).

Ces stipulations peuvent compléter, adapter ou déroger aux présentes CGUV. En cas de contradiction manifeste, le contrat particulier prévaut. En l’absence de stipulations spécifiques, les CGUV restent pleinement applicables.

2. Identification légale de DOCUMAN

La plateforme www.documan.fr est éditée et exploitée par la société DOCUMAN, société par actions simplifiée au capital social de 12 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Paris sous le numéro 849 735 345, dont le siège social est situé 15 rue des Halles, 75001 Paris.

DOCUMAN est assujettie à la TVA intracommunautaire sous le numéro FR69849735345.

La société exerce une activité relevant du code APE 62.01Z – Programmation informatique, correspondant à l’exploitation commerciale de solutions logicielles en ligne, notamment à destination des professionnels réglementés, en conformité avec les lois françaises en vigueur.

DOCUMAN est réputée relever de la convention collective Syntec – Bureaux d’études techniques et sociétés de conseil (IDCC 1486).

3. Définitions

Aux fins des présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGUV), les termes ci-dessous, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :

  • DOCUMAN : désigne la société DOCUMAN, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Paris sous le numéro 849 735 345, éditrice et exploitante de la Plateforme www.documan.fr.
  • Plateforme ou Site : désigne l’interface en ligne accessible à l’adresse www.documan.fr, propriété de DOCUMAN, permettant l’accès aux Services et la gestion du Compte Client.
  • Bien : désigne le bien immobilier recherché, bâti ou non, au moyen de son adresse postale ou de ses références cadastrales ; jusqu'à 5 parcelles cadastrales qui peuvent ne pas être contigües mais obligatoirement situées dans un rayon de 3000 mètres du bien et sur la même commune.
  • Client : désigne toute personne physique majeure ou personne morale ayant souscrit, pour elle-même ou pour le compte d’un tiers, aux Services proposés par DOCUMAN, dans le cadre de son activité professionnelle.
  • Utilisateur : désigne toute personne physique autorisée par un Client à accéder et utiliser la Plateforme, disposant ou non d’un rôle administratif.
  • Compte : désigne l’espace personnel sécurisé mis à disposition du Client sur la Plateforme, lui permettant d’accéder aux Services, de gérer ses Utilisateurs, ses crédits, ses commandes et son historique de consommation.
  • Crédit : unité de consommation prépayée permettant d’activer un Service sur la Plateforme. Chaque Service correspond par défaut à un crédit, sauf mention contraire. Les crédits sont achetés par pack.
  • Service(s) : désigne l’ensemble des prestations numériques proposées par DOCUMAN, activables par l’utilisation de crédits, incluant notamment les Liasses État des risques, Liasse Urbanisme et Liasse Vigilance LCB-FT.
  • Liasse : désigne le document numérique (généralement au format PDF) remis au Client à la suite d’une commande validée sur la Plateforme. La Liasse constitue une synthèse automatisée et structurée des informations collectées à partir de bases de données publiques ou privées, relatives à un bien, une personne ou une zone géographique. Elle varie selon le Service activé : Liasse Environnement, Liasse Urbanisme ou Liasse Vigilance LCB-FT et peut inclure des visuels, tableaux, extraits de données, notices ou cartes. DOCUMAN agit en tant qu’éditeur technique de la Liasse, sans en interpréter juridiquement le contenu. L’accès au Service, l’utilisation des crédits, et la commande de Liasses sont réservés à des utilisateurs professionnels du droit et du chiffre (notamment les notaires). La Liasse générée peut ensuite être utilisée, partagée ou annexée à des documents destinés à des tiers, y compris non professionnels, sous la seule responsabilité du Client. Chaque Liasse est datée et contient les éléments d’information disponibles à la date de sa génération au sein des bases officielles du Gouvernement consultées.
  • Liasse Environnement : désigne le Service fournissant un état des risques au sens de l’article L125-5 du code de l’environnement réunissant des informations publiques liées à l’environnement et à la pollution des sols (plans de prévention des risques naturels, miniers et technologiques applicable(s), présence de sites et/ou sols pollués notamment).
  • Liasse Urbanisme : désigne le Service fournissant des informations synthétiques et localisées sur les règles d’urbanisme applicables à un bien immobilier, à partir de données publiques, géographiques ou réglementaires.
  • Liasse Vigilance LCB-FT : désigne le Service d’agrégation de données destinées à l’analyse de conformité client des personnes physiques ou morales dans le cadre des obligations de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT), à partir de sources libres de droit, de bases privées autorisées ou de référentiels publics.
  • Contrat-cadre : convention spécifique négociée entre DOCUMAN et un Client “Grands Comptes”, fixant des modalités contractuelles spécifiques venant compléter ou, le cas échéant, primer sur les présentes CGUV.
  • RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
  • Précompte : compte répertoriant les crédits acquis par le Client lors de l’achat de pack(s) de Services et sur lequel la société DOCUMAN impute, par le biais d’un logiciel implémenté sur le Site Internet et selon les tarifs indiqués sur le Site lors de l’acquisition du pack, les utilisations de crédits par le Client ou les tiers autorisés par ce dernier et les éventuelles recharges de crédits.

3.1. Liasse Environnement

Le service « Liasse Environnement » proposé par DOCUMAN permet au Client de générer une Liasse au format PDF, destinée à l’information des parties à un acte portant sur un bien immobilier localisé en France métropolitaine ou DOM.

La Liasse Environnement contient les éléments suivants : 

  • Deux ou trois pages de garde synthétisant les informations environnementales applicables au Bien, incluant les Plans de Prévention des Risques (PPR), les risques naturels et technologiques identifiés sur la ou les parcelles sélectionnées, ainsi qu’une synthèse des données relatives à la pollution des sols issues des bases SIS, BASOL, BASIAS / CASIAS et des Installations Classées pour la Protection de l’Environnement (ICPE). Ces pages de garde intègrent également une synthèse du rapport Géorisques portant sur l’ensemble des parcelles concernées, présentée sous forme de tableau.
  • Un rapport détaillant la liste des Sites et Sols Pollués (SSP) situés à proximité du bien immobilier recherché. La base des Sites et Sols Pollués (SSP) est constituées de la Base et des Cartes des Anciens Sites Industriels et Activités de Services (BASIAS / CASIAS), de l’ancienne Base des Sols Pollués “BASOL” et du nouveau référentiel dit des Secteurs d’Information sur les Sols (SIS).
  • Un rapport détaillant la liste des Installations Classées pour la Protection de l’Environnement (ICPE) situées à proximité du bien immobilier recherché.
  • L’ERRIAL, document officiel généré par les services de l’État dans le cadre de l’obligation d’information des acquéreurs et des locataires (IAL), correspond à un État des Risques et Pollutions (ERP) prérempli sur la base des données environnementales et réglementaires disponibles et des références cadastrales sélectionnées par l’Utilisateur. DOCUMAN procède exclusivement à la récupération et à l’annexion de ce document tel qu’il est généré par la plateforme officielle de l’État, sans en modifier le contenu ni en être l’auteur. Les conditions de responsabilité et d’utilisation de ce document sont précisées à l’article 6.2 des présentes CGUV.

Les rapports et la page de garde de la Liasse Environnement sont agrémentés de cartographies permettant de localiser les ICPE et les SSP à proximité du bien immobilier recherché. Des pictogrammes et alertes visuelles agrémentent la cartographie et les rapports, notamment en cas de correspondance ou de forte proximité du bien immobilier recherché avec un SSP ou une ICPE référencé. 

Les rapports contiennent la liste des SSP et ICPE figurant sur la cartographie ; cette liste est classée par ordre de proximité géographique en détaillant la distance avec le bien immobilier recherché : du plus proche au plus éloigné. 

En cas de sélection de plusieurs parcelles cadastrales par l’Utilisateur (une liasse peut renseigner jusqu'à cinq (5) parcelles cadastrales ; celles-ci peuvent ne pas être contigües mais doivent obligatoirement situées dans un rayon de 3000 mètres du bien et sur la même commune), la liste des SSP et ICPE est classée par ordre de proximité géographique en détaillant la distance avec le centroïde des parcelles recherchées. Le centroïde peut être défini comme le point fictif situé à l'intérieur d'un polygone et dont les coordonnées correspondent généralement au centre de ce polygone. 

En cas de correspondance ou de forte proximité du bien immobilier recherché avec un SSP ou une ICPE, la Liasse contient une alerte avec un pictogramme spécifique et un lien vers le détail du SSP ou de l’ICPE concerné, ce même en cas de sélection de plusieurs parcelles. 

La Liasse Environnement inclut le rapport Géorisques sous forme de tableau de synthèse en page de garde (page 3). Il est cependant possible à l’Utilisateur de télécharger le rapport Géorisques complet, sous forme de fichier PDF séparé. L’Utilisateur est averti dans ce cas que sont générés autant de rapports Géorisques que de parcelles sélectionnées.

Il est rappelé que l’obligation d’informer l’acquéreur ou le locataire sur l’existence d’une indemnisation d’assurance consécutive à une catastrophe naturelle, minière ou technologique incombe exclusivement au vendeur ou au bailleur. Il appartient en conséquence au Client et/ou à l’Utilisateur du service de s’assurer auprès de ces parties de l’existence éventuelle d’un tel sinistre, DOCUMAN n’assumant aucune obligation ni responsabilité à ce titre.

3.2. Liasse Urbanisme

Le service Liasse Urbanisme permet au Client de générer une Liasse contenant les renseignements d’urbanisme disponibles et applicables au Bien recherché, lesdits renseignements issus notamment des données officielles et ouvertes diffusées par l’État, savoir :

  • Les extraits de plan cadastral diffusés par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) représentant le Bien sous différentes échelles d'édition :
    • Une vue cadastrale au plus proche de la (ou des) parcelle(s) permettant une visualisation d'ensemble et de son (leur) environnement immédiat ;
    • Une vue à grande échelle permettant de visualiser très rapidement l’emplacement de la (ou des) parcelle(s) sélectionnée(s) sur la commune ;
      • Nota : lorsque plusieurs parcelles sont sélectionnées par l’Utilisateur, chacune d’entre elle fait l’objet d’un plan individualisé en page de garde, à côté duquel se trouvent synthétisées les renseignements d’urbanisme les plus pertinents (zonage et DPU si disponibles dans les données consultées).
  • Les données réglementaires issues du Géoportail de l’Urbanisme selon leur disponibilité (servitudes d’utilité publique, droit de préemption urbain, emplacements réservés, plans d’alignement etc…) ;
  • Une sélection de cartes faisant figurer le Bien dans son environnement avec les fonds de carte pertinents pour la visualisation, l’identification et la désignation du Bien, savoir :
    • les couches cartographiques diffusées par l’Institut Géographique National (IGN) : vues satellites contemporaines et passées (fonction “machine à remonter le temps”) en double échelle d'édition, proche et éloignée.
    • la couche cartographique libre “Open Street Map“ permettant de visualiser notamment nom des rues.
  • Un tableau reprenant la liste des pièces écrites des documents d’urbanisme disponibles (notamment PLU, PLUi, POS) ainsi que leur lien de téléchargement permettant un accès complet au PLU dans son intégralité (notamment le rapport de présentation, le PADD, les règlements écrit et graphique, OAP éventuelles etc…) ;

Ce service offre une lecture simplifiée, claire et géolocalisée des contraintes d’urbanisme applicables à un Bien.

Précisions importantes :

  • La Liasse Urbanisme ne remplace pas un certificat d’urbanisme d’information ou opérationnel délivré par la mairie. En effet, toutes les communes n'étant pas raccordées au Geoportail de l’Urbanisme, les données restituées par DOCUMAN peuvent être incomplètes ou parcellaires.
  • La Liasse Urbanisme ne constitue pas un avis juridique, mais un outil de compréhension initiale destiné à guider les vérifications ultérieures.
  • DOCUMAN ne prend aucune position sur la constructibilité, les autorisations requises ou la faisabilité juridique d’un projet.

3.3. Liasse Vigilance LCB-FT

Le service « Liasse Vigilance LCB-FT » permet au Client de générer, pour toute personne physique ou morale, une synthèse automatisée, horodatée et structurée des diligences effectuées en application des obligations prévues aux articles L.561-1 et suivants du Code monétaire et financier. La Liasse Vigilance rassemble les informations issues des principales bases consultées, notamment :

  • Gel des avoirs ;
  • BODACC (annonces commerciales et rétablissement personnel) ;
  • Dow Jones (Sanctions internationales & personnes politiquement exposées (PPE)) ;
  • Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE – INPI) ;
  • Registre National des Entreprises (RNE / SIREN, dirigeants, actes disponibles) ;
  • Actes de société publiés (statuts, décisions, procès-verbaux) ;
  • Recherche Google / presse ;
  • Synthèse Documan et rapport de preuves horodatées ;
  • Mises à jour incluses ;

La Liasse Vigilance constitue un outil d’aide aux diligences LCB-FT. DOCUMAN peut formuler des appréciations automatisées fondées sur les résultats des bases consultées, mais ces appréciations ne constituent en aucun cas un avis juridique ni une interprétation du niveau de vigilance à appliquer. Elles ont vocation à signaler des éléments susceptibles d’attirer l’attention du Client, sans se substituer à son analyse professionnelle. Les alertes générées sont indicatives, peuvent comporter des faux positifs (notamment en cas d’homonymie ou de contenus de presse) et doivent être appréciées par le Client au regard du dossier et de ses propres obligations.

DOCUMAN interroge les bases à une date donnée et fournit la preuve horodatée de cette consultation. DOCUMAN ne garantit ni l’exhaustivité, ni l’exactitude, ni la mise à jour continue des données fournies par des tiers (INPI, RNE, listes de sanctions, BODACC, etc.), lesquelles demeurent sous la responsabilité des organismes producteurs.

L’utilisation de la Liasse Vigilance n’exonère en aucun cas le Client de ses propres obligations légales, déontologiques et professionnelles : identification des parties, vérification de la cohérence du dossier, analyse du risque, conduite des diligences complémentaires nécessaires et, le cas échéant, transmission d’une déclaration de soupçon à Tracfin. Le Client demeure seul responsable des décisions prises au vu des informations restituées.

4. Modalités d’achat – Crédits – Durée

4.1. Système de crédits

L’accès aux Services proposés par DOCUMAN repose sur un système de crédits prépayés, achetés par le Client sous forme de packs via la Plateforme.

Par défaut, chaque activation de Service consomme un (1) crédit, correspondant à la génération d’une Liasse. Cette règle s’applique à l’ensemble des produits standards, sauf indication contraire.

Dans certains cas particuliers, le coût en crédits peut être ajusté en fonction de paramètres spécifiques liés à la nature ou à la complexité de la demande, tels que :

  • le nombre de parcelles sélectionnées,
  • le volume de bénéficiaires ou entités recherchées,
  • le traitement de données élargies ou multi-sources,
  • ou tout autre critère technique susceptible d’influer sur la ressource mobilisée.

Ces éventuels ajustements sont signalés de manière transparente avant validation, directement sur l’interface de commande. DOCUMAN se réserve le droit de faire évoluer cette politique de consommation en fonction des évolutions techniques, réglementaires ou commerciales de ses Services.

Sauf exception liée notamment aux cas particuliers dont une liste non exhaustive se trouve ci-dessus, l’imputation des crédits se fait de la manière suivante : 

Détail de la consommation des crédits.

Pour la Liasse Vigilance LCB-FT, la consommation de crédits dépend du nombre de personnes physiques ou morales renseignées dans une même Liasse :

1 à 2 personnes = 1 crédit ;

3 et + personnes = 2 crédits ;

Les renouvellements de la Liasse Vigilance sont inclus sans coût additionnel et peuvent être effectués de manière illimitée à la date choisie par l’Utilisateur. Toutefois, DOCUMAN se réserve la faculté de restreindre, suspendre ou encadrer le nombre de renouvellements inclus, notamment en cas de contraintes techniques, contractuelles ou tarifaires imposées par ses prestataires ou fournisseurs de données, y compris les bases privées telles que Dow Jones ou tout service équivalent. Toute modification substantielle des modalités de renouvellement fera l’objet d’une information préalable des Utilisateurs par tout moyen approprié, la version applicable étant celle en vigueur à la date d’utilisation du Service concerné.

Une Liasse Environnement ou Liasse Urbanisme consomme un (1) crédit et permet de renseigner jusqu’à cinq (5) parcelles cadastrales ; celles-ci peuvent ne pas être contiguës mais doivent obligatoirement être situées dans un rayon de 3000 mètres du bien et sur la même commune. Aucun renouvellement n’est prévu pour ces Liasses.

4.2. Achat de crédits – Facturation

Le prix d’un crédit est déterminé en fonction du pack sélectionné et correspond au tarif affiché sur la Plateforme au moment de la commande. Les prix sont indiqués en euros hors taxes. DOCUMAN se réserve la faculté de modifier ses tarifs à tout moment en fonction d’ajustements techniques, réglementaires ou commerciaux. Toute évolution tarifaire ne s’applique qu’aux achats futurs, les crédits déjà acquis conservant leur valeur et leurs conditions d’utilisation à la date de leur acquisition.

Des packs de tailles variées sont proposés, avec une grille tarifaire dégressive selon les volumes. Bien que la vente à l’unité ne soit pas activée par défaut, des formules ponctuelles peuvent être proposées à la discrétion de DOCUMAN (par exemple à des fins promotionnelles, de test ou d’exception contractuelle).

Une facture est établie par la société DOCUMAN et acceptée par le client lors de chaque commande. Sauf cas particuliers d’abonnement et/ou de services premium dits “Grands comptes”, les factures sont émises de manière électronique par la société DOCUMAN et laissées à la disposition du Client dans le tableau de bord de son compte.

Les crédits acquis dans le cadre d’un Pack ne sont pas remboursables, sauf exercice du droit légal de rétractation dans les conditions et délais prévus par la loi.

Passé ce délai, aucun remboursement total ou partiel ne pourra être exigé, y compris en cas de non-utilisation des crédits. Les crédits restent toutefois utilisables sans limite de durée, tant que la Plateforme est opérationnelle.

Dans l’hypothèse d’un achat de crédits par le Client, la commande de Services par ce dernier viendra en déduction de son Précompte à hauteur des crédits nécessaires à ladite commande, étant précisé qu’une Liasse nécessite un crédit. Une facture ou un débit du Précompte (Pack) n’ayant pas été contestés par le Client dans un délai de huit (8) jours à compter de sa date d’émission ou d’inscription sont réputés définitivement acceptés par ce dernier dans son principe et dans son montant. 

La contestation élevée par le Client à l’encontre de la facture ou du débit ne peut en aucun cas le dispenser de son paiement ou justifier un remboursement ou un nouveau crédit à titre conservatoire. Toute contestation justifiée, donnera lieu à remboursement total ou partiel de la facture ou à recréditation du Précompte. Le Client reconnaît que les enregistrements et sauvegardes (en ce compris toute donnée de connexion) réalisés sur le Site (ci-après les « Documents Electroniques ») auront pleine valeur probante entre le Client et la société DOCUMAN. Ainsi, les Documents Electroniques (y compris leurs dates et heures) feront foi entre les parties à tout litige. Le Client reconnaît, dans ses relations contractuelles avec la société DOCUMAN, la validité et la force probante des courriers électroniques. De même, les décomptes de Liasses ou de crédits consommés par le Client, ainsi que leurs reproductions sur tout support conservées par la société DOCUMAN, sont opposables au Client en tant qu’éléments de preuve.

4.3. Validité des crédits

Les crédits achetés ont une durée de validité illimitée, sauf indication contraire spécifiée dans l’offre de vente ou le contrat de fourniture.

Par exception, certaines offres spéciales ou personnalisées peuvent intégrer une durée de validité limitée, précisée avant confirmation de commande.

4.4. Abonnements sur mesure

DOCUMAN peut proposer, à la demande du Client, des formules d’abonnement sur mesure incluant un volume mensuel ou annuel de crédits, renouvelables automatiquement, assorties de conditions tarifaires et contractuelles spécifiques.

Ces abonnements sont :

– proposés uniquement sur demande, dans le cadre d’une relation personnalisée avec le Client ;

– soumis à un contrat distinct, dont les modalités (engagement, durée, reconduction, modalités de résiliation) prévalent sur les présentes CGUV.

Sauf stipulation contraire expressément acceptée, tout abonnement reconductible fait l’objet d’une information préalable claire et d’une acceptation explicite au moment de la souscription.

En cas de non-résiliation d’un abonnement arrivé à échéance, la poursuite de l’utilisation des Services par le Client sera interprétée comme une reconduction tacite, sauf désactivation ou opposition formelle.

4.5. Prix et modalités de paiement

DOCUMAN utilise la solution de paiement en ligne Stripe. En passant commande d’un pack de crédit, le Client reconnaît avoir lu et accepté la politique de confidentialité et les conditions générales du prestataire de paiement Stripe accessibles à l’adresse : Stripe Services Agreement - General Terms .

Le paiement peut être effectué par carte bancaire CB, Visa ou MasterCard ou par virement bancaire sur le compte de la société DOCUMAN.

Le paiement s’effectue directement sur les serveurs bancaires sécurisés de la banque de DOCUMAN, les coordonnées bancaires du Client ne transitent pas sur le Site. Les coordonnées bancaires communiquées lors du paiement sont protégées par un procédé de cryptage SSL (Secure Socket Layer). De cette manière, ces coordonnées ne sont pas accessibles à des tiers.

La commande du Client est enregistrée et validée dès acceptation du paiement par la banque. L’impossibilité de débiter les sommes dues entraînera la nullité immédiate de la vente.

Le cas échéant, la commande validée par le Client ne sera considérée comme effective que lorsque le centre de paiement bancaire sécurisé aura donné son accord sur la transaction.

Dans le cadre des procédures de contrôle, DOCUMAN pourra avoir à demander au Client toutes les pièces nécessaires à la finalisation de sa commande. Ces pièces ne seront pas utilisées à d’autres fins que celles-ci.

Le prix des Services en vigueur lors de la commande est indiqué en euros Hors Taxes (HT) sur le Site. Le prix est exigible en totalité après confirmation de la commande. Le montant total dû par le Client et son détail sont indiqués sur la page de confirmation de commande.

Offres promotionnelles et réduction de prix

DOCUMAN est libre de proposer des offres promotionnelles ou des réductions de prix, et se réserve notamment la possibilité d’offrir au Client une période d’essai ou une quantité de Liasses gratuites sans engagement dans les conditions indiquées sur le Site au moment de la souscription. 

 Offres de parrainages et avantages spéciaux

DOCUMAN est libre de proposer des avantages ponctuels sur ses offres et services, voire des jeux concours ou tout autre activité similaire destinée à fidéliser sa clientèle conformément aux dispositions du code de la consommation et de la loi informatique et libertés.

5. Conditions d’utilisation de la Plateforme

L’accès à la Plateforme DOCUMAN est réservé aux Clients disposant d’un compte utilisateur actif. Chaque compte est rattaché à une entité cliente (étude notariale, agence, collectivité ou autre organisation professionnelle) et peut comporter un ou plusieurs Utilisateurs habilités selon les modalités définies par le Client lui-même.

5.1 Accès et authentification

L’accès aux Services DOCUMAN se fait exclusivement en ligne, via le site www.documan.fr, sur authentification sécurisée par identifiant et mot de passe.

Le Client est seul responsable du maintien de la confidentialité de ses identifiants, ainsi que des actions réalisées via son compte, y compris par ses collaborateurs. Il lui appartient de révoquer ou modifier l’accès de tout Utilisateur dès lors qu’un changement de personnel ou de fonction l’impose au sein de sa structure.

Dans un objectif de sécurité renforcée, DOCUMAN se réserve le droit d’imposer, à tout moment, un système d’authentification forte (2FA) ou d’en recommander l’activation périodique, notamment pour certains types d’utilisateurs ou de Services sensibles (ex. : Audit LCB-FT, gestion de crédits, administration de comptes).

Les modalités techniques de cette authentification (code SMS, application dédiée, réauthentification périodique, etc.) sont précisées au moment de leur mise en œuvre ou de leur activation.

5.2 Rôles utilisateurs

Chaque entité cliente dispose par défaut d’un administrateur de compte (« Admin ») ayant la capacité de :

  • Gérer les utilisateurs de son organisation,
  • Suivre la consommation des crédits,
  • Accéder à l’historique des Liasses générées,
  • Définir les droits d’accès aux services.

D’autres utilisateurs (« Collaborateurs ») peuvent être invités par l’Admin et utiliser les services selon les droits qui leur sont attribués.

5.3 Restrictions techniques et usages interdits

Le Client s’engage à utiliser la Plateforme exclusivement dans le cadre légal et contractuel prévu. En particulier, il est formellement interdit de :

  • Procéder à toute forme de scraping, d’extraction automatisée, ou de requêtes massives non autorisées ;
  • Pratiquer l’ingénierie inversée, décompiler ou désassembler tout ou partie des éléments logiciels de Documan ;
  • Créer ou utiliser plusieurs comptes pour une même entité à des fins de contournement technique ou tarifaire ;
  • Détourner l’usage des crédits pour générer des documents à des fins autres que l’usage professionnel normal prévu par les CGUV ;
  • Partager, revendre, céder ou sous-licencier les accès, crédits ou Liasses à des tiers, sauf autorisation expresse.

Toute tentative de contournement ou usage frauduleux pourra entraîner la suspension immédiate du compte, sans remboursement des crédits non utilisés, et l’engagement de poursuites en cas de préjudice démontré.

5.4 Disponibilité de la Plateforme

DOCUMAN s’engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un accès continu à la Plateforme, hors opérations de maintenance planifiées, cas de force majeure ou dysfonctionnement indépendant de sa volonté (notamment interruptions des services des sources de données publiques ou des opérateurs tiers).

DOCUMAN ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ni sans erreurs, mais s’engage à corriger tout dysfonctionnement dans les meilleurs délais.

En cas d’indisponibilité temporaire d’une source de données, la génération de la Liasse est suspendue. Un pictogramme dans le tableau de bord informe l’Utilisateur de l’indisponibilité en cours, pendant toute la durée de résolution du problème. Dès que l’ensemble des services redeviennent opérationnels, la Liasse est automatiquement générée et mise à disposition. L’Utilisateur est alors averti par email ou notification sur son tableau de bord Documan.

Dans l’hypothèse où un service tiers, notamment une API ou une base de données publique sur laquelle repose la Plateforme, viendrait à être modifié, interrompu ou restreint (de manière générale ou spécifiquement vis-à-vis de DOCUMAN), il est possible que la mise en disponibilité d’une solution de contournement nécessite un délai prolongé (plusieurs jours ou semaines).

Dans une telle situation, DOCUMAN s’engage à mettre en œuvre tous les efforts raisonnables pour rétablir le service dans les meilleurs délais, mais ne saurait être tenu responsable de cette indisponibilité ni contraint au remboursement des crédits déjà acquis.

Les Utilisateurs seront informés régulièrement de l’avancement de la résolution via leur tableau de bord et/ou par email.

5.5 Connexions inter-logiciels et intégrations tierces

DOCUMAN développe des modules d’interconnexion avec certains logiciels métiers et notamment Logiciels de Rédaction d’Actes (LRA ex. iNot, Fiducial, Fichorga), pour faciliter l’intégration directe des Liasses dans l’environnement de travail du Client. Ces connecteurs dépendent toutefois des conditions techniques et commerciales des éditeurs tiers, sur lesquels DOCUMAN ne dispose d’aucun contrôle.

Leur disponibilité et leur bon fonctionnement peuvent donc évoluer, et ne sont pas contractuellement garantis.

6. Responsabilités et exclusions de garanties

Les Services fournis par DOCUMAN ont pour finalité de faciliter l’accès, l’exploitation et la restitution de données issues de sources publiques ou autorisées, sous la forme de documents structurés appelés “Liasses”.

Ils ne sauraient, en aucun cas, se substituer :

  • à un avis juridique ou technique délivré par un professionnel habilité,
  • à une analyse humaine,
  • ni à une validation réglementaire officielle, lorsque celle-ci incombe au Client ou à un tiers.

6.1 Limitations générales

Les Liasses générées via DOCUMAN sont des documents automatisés, organisés et exploitables, pensés pour un usage professionnel immédiat. Elles facilitent la compréhension, l’analyse et la restitution d’informations complexes. Toutefois, elles ne se substituent pas à une expertise humaine. 

DOCUMAN ne garantit pas :

  • l’exactitude et l’exhaustivité des informations issues des bases publiques ou sous licence (mise à jour, géocodage, disponibilité des APIs, etc.) ;
  • l’interprétation juridique des données ;
  • la conformité du document généré à un usage contractuel ou réglementaire spécifique.
  • la fiabilité, l’exactitude et l’intégrité des documents et informations qui lui auront été transmis par l’Utilisateur et/ ou le Client pour les besoins de la création de la Liasse, et s’engage seulement à conserver lesdits documents et informations en l’état pendant une durée de trois (3) années.

La responsabilité de DOCUMAN est limitée à la bonne exécution des mandats qui lui sont confiés par le Client. 

Le Client est seul responsable des conséquences de tout dommage subi du fait de l’utilisation par un tiers de son mot de passe, de son adresse électronique ou de(s) code(s) confidentiel(s), et de la communication de toute information qu’il aurait rendue accessible. Dans ce contexte, le Client garantit DOCUMAN contre toute action, recours ou réclamation en rapport avec l’ensemble des éléments précités et, notamment mais sans limitation, ceux qui mettraient en cause l’utilisation des Services. 

D’une façon générale, la responsabilité de DOCUMAN ne pourra être engagée pour quelque préjudice ou dommage de quelle que nature que ce soit (en ce compris notamment les dommages corporels subis du fait de l’utilisation du Service, les pertes de réputation, d’image, de données), découlant de l’utilisation faite par le Client du Service. DOCUMAN ne pourra être tenu responsable du dommage direct, personnel et certain subi par le Client et pour lequel il aura été démontré que les agissements de DOCUMAN ne sont pas à l’origine de ce préjudice.

DOCUMAN n’agit pas en qualité de conseil juridique, fiscal, immobilier ou financier. DOCUMAN ne saurait être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect de quelle que nature que ce soit, découlant de l’usage du Service, en particulier des limitations liées aux performances techniques et des risques liés à la sécurité des communications ainsi qu’aux intrusions de tiers intervenues frauduleusement. 

DOCUMAN conserve les Liasses pendant cinq (5) ans à compter de leur date de création. Toute conservation au-delà des cinq (5) premières années pourra faire l’objet d’une facturation annuelle. 

DOCUMAN ne peut être tenu responsable de la pertinence, de l'éventuelle incomplétude, imprécision des données publiques ou sous licences consultées pour la génération des Liasses.

6.2 Spécificités du Service Liasse Environnement

Le Service Liasse Environnement comprend l’annexion du document officiel généré via l’outil ERRIAL mis à disposition par l’État, correspondant à un État des Risques et Pollutions (ERP) prérempli sur la base des données environnementales et réglementaires disponibles et des références cadastrales sélectionnées par l’Utilisateur. Ce document est généré par les services de l’État et récupéré en l’état par DOCUMAN, sans modification de son contenu.

Aucun agrément, certification ou habilitation spécifique n’existe en droit français permettant à un organisme privé de fournir des ERP certifiés. Le document ERP annexé reste de nature déclarative et doit être complété, vérifié, signé et annexé par le vendeur ou son représentant, sous leur seule responsabilité.

DOCUMAN ne saurait être tenu responsable :

  • du contenu final du document signé ;
  • des conséquences d’un usage non conforme à la réglementation en vigueur ;
  • ni des omissions propres au déclarant (sinistres non indiqués, prescriptions ignorées, etc.).

Le Client est averti que l’ERP est un document déclaratif dont l’exactitude et la complétude doivent être vérifiées avec son propre client (notamment le vendeur ou bailleur d’un bien immobilier). Il lui appartient, le cas échéant, de compléter les informations générées via ERRIAL à partir des données disponibles sur le site internet des services préfectoraux ou de toute information dont il dispose sur le bien concerné, notamment en ce qui concerne les prescriptions de travaux applicables et les sinistres antérieurs (https://errial.georisques.gouv.fr/#/).

DOCUMAN ne se substitue en aucun cas au déclarant, ultime signataire et responsable de l’ERP, en la personne du Client ou des parties prenantes de l’acte ou du dossier qu’il traite, et ne saurait être tenu pour responsable de son contenu final ou de son exactitude juridique. Le rôle de DOCUMAN se limite à récupérer et annexer l'ERRIAL et à fournir une structuration complémentaire des données environnementales disponibles. Il appartient ensuite au Client, en concertation avec les parties concernées, de vérifier les données générées automatiquement, de compléter les éléments non accessibles via les bases publiques (ex. sinistres subis, prescriptions de travaux), de faire signer l’ERP par le vendeur ou bailleur (ou toute partie responsable à l’acte), et de l’annexer à son acte conformément à la réglementation en vigueur.

6.3 Spécificités des Services Liasse Urbanisme et Liasse Vigilance LCB-FT

Les Services Liasse Urbanisme et Liasse Vigilance LCB-FT reposent pareillement sur l’exploitation de bases de données ouvertes, réglementaires ou sous licence.

Ils ne constituent ni :

  • un certificat d’urbanisme,
  • une autorisation administrative,
  • ni une évaluation juridique ou de conformité réglementaire.

Les données et recommandations générées ne sauraient exonérer le Client de ses propres vérifications, analyses et obligations de diligence, notamment en matière de conseil ou de vigilance réglementée (ex. LCB-FT, Tracfin).

6.4 Responsabilité du Client

Le Client reste seul responsable :

  • des informations saisies (adresse, identité, références cadastrales, etc.) ;
  • de la relecture, vérification et utilisation des Liasses;
  • du respect de la confidentialité d'informations dont l’accès est réglementé et pouvant être contenues dans certaines Liasses (notamment les rapports de consultation du RBE),
  • de leur annexion à un acte, ou de leur transmission à des tiers, notamment dans le cadre d’un acte de toute nature et de toute forme (authentique ou sous seing privé), d’un contrôle ou d’une inspection professionnelle.

Toute décision prise sur la seule base d’une Liasse, sans validation complémentaire ou expertise appropriée, relève de la responsabilité exclusive du Client.

Le Client déclare disposer du mandat des parties prenantes et / ou intervenants d’un dossier ou d’un acte qu’il traite dans le cadre de son activité professionnelle, à défaut se porter fort en leur nom et pour leur compte, afin d'utiliser le(s) Service(s) proposés par DOCUMAN.

7. Limitations de responsabilité de DOCUMAN

DOCUMAN fournit ses Services dans le cadre d’une obligation de moyens renforcée, en s’engageant sur la qualité technique de ses outils, la traçabilité des opérations effectuées, et le respect des meilleures pratiques de sécurité et de conformité.

Toutes les informations délivrées par la Plateforme sont extraites à partir de sources publiques, réglementaires ou partenaires certifiés, et structurées de manière automatisée dans des documents horodatés, archivés et exploitables par le Client.

DOCUMAN n’est pas un tiers certificateur, ni un diagnostiqueur agréé, ni un conseil juridique. Il ne se substitue pas aux responsabilités réglementaires ou professionnelles du Client dans le cadre d’un acte, d’une transaction ou d’une mission relevant de sa compétence propre. En particulier, DOCUMAN ne valide ni ne signe les documents générés, qui restent placés sous la responsabilité de l’utilisateur final.

DOCUMAN est couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle adaptée à son activité. En cas de défaillance technique avérée du Service, entraînant un préjudice direct et démontré, le Client pourra faire valoir ses droits dans les limites prévues ci-dessous.

7.1 Plafond de responsabilité

En toute hypothèse, la responsabilité financière de DOCUMAN, toutes causes et fondements confondus, est expressément limitée au montant total HT payé par le Client au titre des crédits ou prestations au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Cette limitation s’applique y compris en cas de responsabilité contractuelle, quasi-délictuelle, ou sur tout autre fondement de droit, sauf faute lourde ou dol prouvé.

DOCUMAN ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages indirects, y compris (sans que cette liste soit limitative) :

  • perte de données,
  • perte d’exploitation,
  • perte de chiffre d’affaires ou de clientèle,
  • atteinte à l’image ou à la réputation,
  • trouble commercial,
  • coût de remplacement ou recours tiers.

7.2 Exclusions spécifiques

DOCUMAN ne saurait être tenu pour responsable :

  • de l’absence d’exactitude ou d’exhaustivité des données issues de sources externes (ERRIAL, GPU, INSEE, BODACC, etc.) ;
  • de l’utilisation, de l’interprétation ou de l’exploitation des documents générés, notamment en l’absence de vérification complémentaire ;
  • des conséquences d’une saisie erronée (adresse, parcelle, SIREN…) par le Client ou ses collaborateurs ;
  • des décisions prises sur la seule base des Liasses, sans validation par un professionnel compétent.

7.3 Délais de réclamation

Toute réclamation du Client relative à un Service rendu devra être transmise à DOCUMAN dans un délai maximum de soixante (60) jours à compter de l’exécution du Service concerné, accompagnée des justificatifs appropriés. Passé ce délai, aucune demande ne sera recevable.

Il est également rappelé qu’une facture ou un débit du Précompte (Pack) n’ayant pas été contestés par le Client dans un délai de huit (8) jours à compter de sa date d’émission ou d’inscription sont réputés définitivement acceptés par ce dernier dans son principe et dans son montant. 

8. Indemnisation

Dans un souci de transparence et de protection mutuelle, chaque Partie s’engage à utiliser les Services dans le respect des présentes CGUV et à prévenir tout usage non conforme susceptible de causer un préjudice à l’autre Partie.

En ce sens, le Client reconnaît utiliser la Plateforme dans un cadre strictement professionnel, pour les besoins de son activité, et s’engage à ne pas détourner ou faire un usage abusif des Services proposés.

À ce titre, le Client s’engage à garantir DOCUMAN contre toute réclamation, action ou recours de tiers (y compris ses propres clients, partenaires ou autorités de tutelle), résultant :

  • d’un usage non conforme, erroné ou détourné des Services ;
  • d’une violation manifeste des présentes CGUV ;
  • ou d’une mauvaise interprétation des documents générés via la Plateforme, sans vérification complémentaire appropriée.

Cette garantie couvre notamment :

  • les frais raisonnables de défense (honoraires d’avocat, expertise) ;
  • les condamnations ou indemnisations prononcées en cas de responsabilité avérée de DOCUMAN résultant exclusivement d’un manquement imputable au Client.

DOCUMAN pourra, le cas échéant, appeler en garantie le Client dans toute procédure mettant en cause les Services utilisés sous son compte.

9. Politique de confidentialité, données personnelles et conformité au RGPD

DOCUMAN collecte et traite uniquement les données nécessaires à l’exécution de ses Services. Aucune donnée n’est vendue, louée ou utilisée à des fins commerciales extérieures aux Services commandés.

9.1 Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement est la société DOCUMAN, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le n°849 735 345, ayant son siège social au 15 rue des Halles, 75001 Paris.

9.2 Finalités du traitement

Les traitements réalisés par DOCUMAN ont pour finalités principales :

  • La gestion des comptes utilisateurs et des accès à la Plateforme ;
  • L’exécution des commandes de Services et la génération des Liasses correspondantes ;
  • La gestion de la facturation, des paiements et de la relation Client ;
  • L’archivage sécurisé des recherches effectuées pour permettre au Client de justifier du respect de ses obligations légales (notamment LCB-FT) ;
  • Le préremplissage et la mise à disposition de modèles de fiches de vigilance ;
  • L’amélioration continue des Services, statistiques et performances de la Plateforme.

9.3 Base légale du traitement

Les traitements sont fondés sur l’exécution contractuelle des CGUV (article 6.1.b RGPD), l’obligation légale du Client (article 6.1.c RGPD) dans le cadre des services de vigilance réglementaire (LCB-FT), ainsi que sur l’intérêt légitime de DOCUMAN à assurer la sécurité et la traçabilité des Services (article 6.1.f RGPD).

9.4 Données traitées

Selon le Service utilisé, les données personnelles peuvent inclure notamment :

  • Données d’identification du Client et de l’Utilisateur : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel ;
  • Données de connexion et d’usage : adresses IP, logs, historiques de requêtes et de téléchargement ;
  • Données relatives aux tiers :
    • Etat civil : Prénom(s), nom, date et lieu de naissance, adresses, SIREN/SIRET, associés, dirigeants, bénéficiaires effectifs, notoriété numérique, données issues de bases publiques et/ou partenaires (BODACC, PPE, Gel des avoirs, fichier des surendettements, etc.).
    • Biens immobiliers : Adresse, nature du bien (maison, appartement, terrain…), caractéristiques
      essentielles (superficie, usage, servitudes…), valeur vénale ou locative, titre de propriété,
      extrait du cadastre, numéro de lot, etc.
    • Droits exercés sur les biens : Démembrement (usufruit, nue-propriété), servitudes, droits
      d’usage ou d’habitation, hypothèques, nantissements.
    • Identité et qualité des personnes titulaires ou ayant été titulaires de droits réels ou
      **personnels sur les biens concernés :**propriétaires actuels ou passés, usufruitiers, légataires, donataires, indivisaires…).

DOCUMAN ne réalise aucune prise de décision algorithmique sur les personnes physiques ou morales visées. Les rapports générés sont purement informatifs.

9.5 Données sensibles

Certaines données collectées peuvent être considérées comme sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (ex. personnes politiquement exposées, condamnations pénales dans le cadre de la loi ALUR). Ces données sont traitées uniquement à la demande du Client, dans le cadre de l’exécution d’une obligation légale ou réglementaire, et ne font l’objet d’aucune conservation au-delà de la durée strictement nécessaire à la fourniture du Service.

9.6 Destinataires des données

Les données peuvent être transmises :

  • Aux collaborateurs de DOCUMAN, dans le respect des politiques d’habilitation et de confidentialité internes ;
  • Aux prestataires techniques et sous-traitants de DOCUMAN (hébergement, maintenance, archivage sécurisé) ;
  • Aux partenaires de données privées, strictement pour exécuter les recherches commandées via les Services ;
  • Aux organismes publics, autorités de contrôle ou d’habilitation, sur demande ou pour satisfaire
    à nos obligations légales ;
  • Aux autorités compétentes en cas de réquisition judiciaire ou d’obligation légale.

DOCUMAN s’interdit toute cession ou exploitation commerciale des données à des tiers extérieurs à l’exécution des Services.

Concernant vos données collectées par un logiciel de rédaction d’actes (LRA) ou autre logiciel
professionnel et transmises à DOCUMAN, elles sont traitées conformément à la politique de
confidentialité du logiciel ou de la solution initiale (Inot, Septeo, Genapi, Fiducial, Fichorga etc.). DOCUMAN les traite sur la base de votre consentement exprimé au moment de la transmission des données sur l’interface dédiée de la solution initiale. Les données sont susceptibles d’être retransmises à l’éditeur de la solution initiale ou du logiciel concerné.

DOCUMAN partage uniquement vos données d’identification (Nom, prénoms, email et numéro de
téléphone professionnel) avec des sous-traitants et des partenaires tiers, tels que des fournisseurs de services techniques (Sendinblue / Mailjet par exemple) dans le but de gérer les campagnes de communication (Mailling) et assurer la gestion quotidienne et le suivi des Services au moyen de services de support client ou CRM (ex : Notion, Confluence etc.). Ces tiers sont soumis à des obligations contractuelles strictes pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données, conformément au RGPD.

9.7 Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées :

  • Pendant la durée d’activation du compte Client, et au maximum 36 mois après la dernière activité ;
  • Pour les recherches liées au LCB-FT, les données sont archivées pour une durée maximale de 5 ans, conformément aux obligations légales de traçabilité imposées aux professionnels assujettis ;
  • Les factures et éléments liés à la gestion financière sont conservés 10 ans, en conformité avec les obligations comptables.

Il est rappelé que DOCUMAN conserve les Liasses pendant cinq (5) ans à compter de leur date de création. Toute conservation au-delà des cinq (5) premières années pourra faire l’objet d’une facturation annuelle.

9.8 Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

  • Droit d’information, d’accès, de rectification, de suppression de ses données personnelles ;
  • Droit à la limitation du traitement et d’opposition dans les cas prévus par la loi ;
  • Droit à la portabilité des données le cas échéant.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment en adressant un e-mail à : [email protected]. Une pièce d’identité pourra être demandée pour vérifier l’identité du demandeur.

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximal de 30 jours à compter de sa réception. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, et nous vous en informerons.

Vous pouvez introduire une réclamation sur le traitement de vos données personnelles réalisé par
DOCUMAN auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de
Fontenoy – TSA 80715 – 75334 – PARIS Cedex 07.

En cas de suspicion d'accès non autorisé à son compte ou à ses données personnelles, le Client est
tenu de notifier immédiatement DOCUMAN à l'adresse [email protected]. DOCUMAN ne pourra être tenu responsable des conséquences d'une violation de données résultant d'une négligence ou d'une faute de l’Utilisateur.

9.9 Sécurité

DOCUMAN met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards du marché pour assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données traitées. Ces mesures incluent le chiffrement, l’authentification renforcée, la journalisation et le cloisonnement des accès.

Toutefois, aucune transmission de données sur Internet ou sur un réseau sans fil ne peut être
perpétuellement garantie. Nous invitons l’Utilisateur à être vigilant sur son utilisation des outils et
réseaux informatiques mais aussi à être conscient des risques inhérents à leur fonctionnement et leur
utilisation.

9.10 Sous-traitants et hébergement

La Plateforme est hébergée au sein de l’Union européenne par un prestataire conforme au RGPD. DOCUMAN veille à ce que tous ses sous-traitants soient soumis à des engagements contractuels de confidentialité et de conformité stricts pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données, conformément au RGPD.

Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites web qui ne sont pas détenus ou contrôlés par nous. Nous ne sommes pas responsables de ces autres sites web ou des pratiques de confidentialité des tiers.

Nous vous encourageons à être attentif lorsque vous quittez notre site web ou notre application et à
lire les déclarations de confidentialité de chaque site web susceptible de collecter des informations
personnelles.

9.11 Utilisation des cookies et autres technologies de suivi

Les cookies et autres technologies de suivi sont également utilisés pour améliorer la sécurité de nos
services, notamment pour détecter les activités suspectes ou frauduleuses. Ces données ne sont pas utilisées à des fins de profilage ou de marketing sans votre consentement explicite. 

9.12 Modifications de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment en fonction de l’évolution
de la réglementation en vigueur ou en fonction de l’évolution de nos services. Si tel est le cas, des
mises à jour seront effectuées et nous vous invitons à consulter régulièrement la présente rubrique.
Vous recevrez éventuellement un email pour vous informer de toutes modifications.

10. Propriété intellectuelle

L’ensemble des éléments accessibles sur la Plateforme www.documan.fr et ses éventuelles déclinaisons (y compris mais sans s’y limiter : l’architecture du site, son code source, ses interfaces, la charte graphique, les marques, logos, textes, rapports, fichiers PDF exportés, pictogrammes, images, vidéos, algorithmes, bases de données, ainsi que tous les éléments générés ou mis à disposition dans le cadre des Services) sont la propriété exclusive de DOCUMAN ou de ses ayants droit, et sont protégés par le droit français et international applicable en matière de propriété intellectuelle, notamment par le Code de la propriété intellectuelle.

Toute reproduction, représentation, adaptation, extraction, réutilisation, traduction, transformation, diffusion, ou exploitation, totale ou partielle, de tout ou partie de la Plateforme ou de ses contenus, par quelque procédé que ce soit, à des fins autres que l’usage strictement personnel ou contractuellement autorisé, est formellement interdite sans autorisation préalable et écrite de DOCUMAN.

Le Client s’interdit notamment de :

  • Revendre, partager, louer ou distribuer tout ou partie des rapports (liasses) générés par les Services à des tiers non autorisés, sauf conditions particulières acceptées par DOCUMAN ;
  • Utiliser les exports PDF ou les résultats de recherche à des fins de constitution de bases concurrentes ou de reconstitution systématique de données à partir des rapports Documan ;
  • Reproduire ou afficher publiquement les résultats issus des Services, à des fins commerciales ou de communication externe, sans mention de source ou licence obtenue auprès de DOCUMAN.

L’octroi de droits d’accès et d’utilisation aux Services ne saurait être interprété comme une cession de droit de propriété intellectuelle au Client. En dehors de ce droit d’usage strictement personnel ou contractuel, aucun droit, notamment de reproduction ou d’exploitation commerciale, n’est conféré au Client.

DOCUMAN se réserve le droit d’engager toute action, y compris judiciaire, pour faire cesser toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle ou ceux de ses partenaires.

11. Force majeure

11.1 Définition

Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles si ce manquement résulte d’un événement constitutif de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

Sont notamment considérés comme des cas de force majeure : catastrophe naturelle, guerre, acte terroriste, pandémie, grève externe, incendie, inondation, panne d’infrastructure cloud, cyberattaque, interruption ou défaillance prolongée d’un fournisseur d’accès ou de service, de serveur DNS, ou encore l’indisponibilité, l’altération ou la suppression des services tiers utilisés par DOCUMAN, notamment les API publiques (ERRIAL, Géoportail, INSEE, etc.), privées ou sous licence.

11.2 Conséquences

En cas de survenance d’un cas de force majeure empêchant l’accès aux Services pendant plus de trente (30) jours consécutifs, chaque Partie pourra notifier à l’autre la résiliation de plein droit des présentes CGUV, sans indemnité de part et d’autre.

Cette résiliation :

  • n’annule pas les Services déjà consommés ou les Liasses déjà émises ;
  • ne supprime pas les crédits restants, sauf décision expresse et motivée de DOCUMAN ;
  • n’ouvre pas droit à remboursement, sauf accord spécifique ou disposition contraire dans un contrat sur mesure.

11.3 Continuité de service

DOCUMAN s’efforcera, dans la mesure du possible, de maintenir un niveau de service partiel ou dégradé, et de proposer des solutions de repli en cas d’interruption d’un fournisseur ou d’une API critique. Cependant, le Client est informé que l’intégrité de certaines Liasses dépend directement de la disponibilité de ces sources externes, hors du contrôle de DOCUMAN.

12. Droit applicable – Juridiction compétente

123.1 Droit applicable

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGUV), ainsi que l’ensemble des relations contractuelles entre DOCUMAN et ses Clients, sont régies par le droit français, à l’exclusion de toute autre législation.

La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM, dite “Convention de Vienne”) est expressément écartée.

12.2 Langue contractuelle

La langue officielle des présentes CGUV est le français. Toute version traduite n’a qu’une valeur informative. En cas de contradiction ou d’ambiguïté entre différentes versions, seule la version française fera foi.

12.3 Médiation conventionnelle

En cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes CGUV, les Parties s’engagent à rechercher, avant toute action judiciaire, une solution amiable par voie de médiation conventionnelle.

À ce titre, elles conviennent de saisir, à l’initiative de la Partie la plus diligente, un médiateur indépendant inscrit auprès d’un centre de médiation professionnel.

La médiation devra s’engager dans un délai de 30 jours à compter de la notification du différend.

Le recours à la médiation ne suspend pas les obligations contractuelles en cours, sauf accord contraire.

12.4 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable dans un délai de 60 jours suivant la notification du différend, le litige sera soumis à la compétence exclusive des juridictions du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de parties ou appel en garantie.

13. Modification des Conditions Générales d’Utilisation et de Vente

13.1 Possibilité d’évolution

DOCUMAN se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGUV), afin de les adapter aux évolutions de sa plateforme, de ses services, de ses modalités tarifaires ou de la législation applicable.

13.2 Notification et acceptation

Toute modification des CGUV ne s’applique qu’aux usages futurs. En cas de changement substantiel impactant un Service déjà engagé, une validation spécifique pourra être demandée au Client.

13.3 Archivage et traçabilité

La version en vigueur des CGUV est accessible à tout moment sur le Site.

Chaque version est horodatée et archivée afin de pouvoir être communiquée au Client sur simple demande pour toute utilisation antérieure.

13.4 Spécificité des contrats-cadres ou conventions particulières

Les Clients bénéficiant d’un contrat-cadre spécifique ou de conditions particulières négociées avec DOCUMAN seront informés individuellement des modifications susceptibles d’affecter leur convention. En cas de contradiction entre les CGUV et ces accords personnalisés, les stipulations du contrat-cadre prévaudront.