Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

La présente politique de confidentialité s’applique à la société Documan, exploitée par :

Documan

SAS au capital de 12 000 €

849 735 345 R.C.S. Paris

Siège social : 15 rue des Halles, 75001 Paris

Représentée par HALF FUND (Président) et NWK.CAPITAL (Directeur Général)

Contact : [email protected]

2. Données collectées

Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires à l’usage de nos services :

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone
  • Données de compte : adresse professionnelle, fonction, nom de l’étude notariale
  • Données de connexion : adresse IP, logs, horodatage
  • Données liées à l’utilisation de la plateforme (création de documents, historique de commandes)
  • Éventuellement : données de navigation (cookies – voir section dédiée)

3. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Création et gestion de votre compte utilisateur
  • Fourniture des services Documan (génération de documents, suivi des crédits…)
  • Gestion des demandes via les formulaires de contact
  • Envoi d’informations importantes sur les produits ou la sécurité
  • Envoi occasionnel de communications commerciales (sur consentement ou intérêt légitime)
  • Analyse statistique anonyme pour améliorer les performances du service

4. Base légale

Les traitements reposent sur les bases légales suivantes :

  • Exécution du contrat : fourniture du service, gestion des commandes
  • Obligation légale : conservation des données liées à la facturation
  • Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, amélioration du service
  • Consentement : envoi de newsletters ou pose de cookies non essentiels

5. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies :

Données de compte actif : Tant que le compte est utilisé

Données de facturation : 10 ans (obligation comptable)

Données marketing : 3 ans après dernier contact

Logs et données techniques : 12 mois maximum

6. Destinataires des données

Les données sont traitées par l’équipe Documan et, le cas échéant, par certains sous-traitants pour assurer le bon fonctionnement du service. Ces prestataires sont notamment :

  • OVHcloud (hébergement)
  • Services d’analyse et d’envoi d’emails (ex. : Sendinblue / Mailjet)
  • Services de support client ou CRM (ex. : Notion, Confluence)

Aucun transfert de données personnelles n’est effectué en dehors de l’Union européenne sans garanties appropriées.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès à vos données
  • Droit de rectification ou d’effacement
  • Droit à la limitation ou à l’opposition au traitement
  • Droit à la portabilité des données
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment
  • Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr)

📩 Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse suivante : [email protected]

(Nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours.)

8. Cookies et traceurs

Le site utilise des cookies strictement nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme.

D’autres cookies (mesure d’audience, amélioration de l’expérience utilisateur) peuvent être déposés avec votre consentement via le bandeau affiché à la première visite.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le lien [Gérer mes cookies].

Une politique spécifique sur les cookies pourra être consultée ici : [Politique de cookies]

9. Sécurité des données

Documan met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles, notamment :

  • Hébergement sécurisé (OVHcloud – datacenters en France)
  • Authentification par mot de passe robuste
  • Traçabilité des accès
  • Chiffrement des communications (HTTPS)

10. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité pour refléter toute évolution légale, technique ou fonctionnelle.

En cas de changement majeur, les utilisateurs seront informés par e-mail ou notification sur la plateforme.