Question 1

1. Où sont hébergées les données Documan ?

Accepted Answer

Toutes les données sont hébergées en France, sur des serveurs OVHcloud situés dans l’Union européenne. Aucune donnée n’est transférée hors UE. L’infrastructure respecte les normes de sécurité et de disponibilité du secteur.

Question 2

2. Est-ce que les données sont chiffrées ou sécurisées ?

Accepted Answer

Oui. Toutes les données sont chiffrées en transit (HTTPS) et au repos (AES-256). L’accès aux serveurs est strictement contrôlé, avec authentification forte et journalisation complète des accès.

Question 3

3. Qui peut accéder aux documents au niveau de la plateforme ?

Accepted Answer

Seuls les utilisateurs autorisés au sein de l’étude peuvent accéder aux documents. L’équipe Documan n’a accès à aucun contenu sensible, sauf en cas d’assistance technique et uniquement avec l’accord explicite de l’utilisateur.

Question 4

4. Comment Documan garantit-il la confidentialité des dossiers générés ?

Accepted Answer

Documan applique une politique stricte de confidentialité et de cloisonnement des données par étude. Chaque document est horodaté, traçable, et uniquement accessible aux membres autorisés. Aucune donnée n’est exploitée à des fins commerciales ou partagée avec des tiers.

Question 5

1. Documan est-il conforme au RGPD ?

Accepted Answer

Oui. Documan respecte l’ensemble des obligations du RGPD : minimisation des données, hébergement en France, chiffrement, traçabilité, droit d’accès et de suppression. Un DPA (accord de traitement des données) est disponible sur demande.

Question 6

2. Quelles sont les sources utilisées pour générer les documents ?

Accepted Answer

Les liasses sont construites à partir de bases de données officielles et publiques : ERRIAL, Géorisques, SIS, PLU, BASOL, BASIAS, BODACC, RNCS, listes de sanctions, PPE, DVF, etc. Documan ne se contente pas de les compiler : il les croise, les filtre et les hiérarchise.

Question 7

3. Les documents fournis Documan sont-ils juridiquement opposables ?

Accepted Answer

Les liasses Documan ne sont pas des actes administratifs autonomes : ce sont des documents structurés qui rassemblent des informations officielles et les preuves de vérifications réalisées, destinés à être intégrés au dossier. Annexées à l’acte ou signées par les parties lorsque cela s’y prête, elles participent à l’information délivrée et peuvent être opposées dans le cadre de la transaction. La Liasse Vigilance LCB-FT fournit tous les éléments factuels que le notaire doit pouvoir produire en cas de contrôle. Chaque document est conforme, horodaté, traçable et archivable.

Question 8

4. Les documents sont-ils archivés en cas de contrôle ?

Accepted Answer

Oui. Chaque liasse est horodatée, enregistrée dans l’historique de l’étude et téléchargeable à tout moment. Les justificatifs (notamment en LCB-FT) peuvent être exportés et conservés dans le dossier client pour répondre à un contrôle Tracfin ou à une vérification interne.

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